Sudahkah Anda Memiliki Check List Ini Untuk Pindahan Kantor?

Pindahan Kantor merupakan proyek yang cukup besar – tidak ada yang sederhana dari merelokasi satu tim pegawai berikut perlengkapan kantor, belum lagi jika Anda harus memindahkan barang bernilai tinggi seperti brankas, server, elektronik, atau bahkan mesin.

Pindahan Kantor merupakan proyek yang cukup besar – tidak ada yang sederhana dari merelokasi satu tim pegawai berikut perlengkapan kantor, belum lagi jika Anda harus memindahkan barang bernilai tinggi seperti brankas, server, elektronik, atau bahkan mesin.

Kunci kesuksesan agar proses pindah kantor dapat berjalan dengan lancar adalah dengan organisasi dan perencanaan yang matang. Saga Movers sebagai penyedia Jasa Pindah Kantor Terbaik di Indonesia telah memberikan layanan yang prima dan dipercaya oleh banyak perusahaan dan instansi untuk menangani proyek pindahan kantor skala besar, menengah maupun kecil.

Pada artikel kali ini, kami akan memberikan tips dan daftar yang harus Anda periksa sebelum memulai pindahan kantor.


Enam Bulan Sebelum Pindah Kantor

Dapatkan penawaran harga dari Perusahaan Jasa Pindah Kantor
Anda mungkin mau membanding-bandingkan harga dari beberapa perusahaan logistik yang menyediakan jasa pindahan kantor. Selain dari membandingkan harga, perhatikan juga apakah perusahaan logistik yang Anda hubungi memenuhi kriteria berikut :

  • Berpengalaman dalam memindahkan kantor baik dari skala kecil sampai ke besar
  • Memiliki tim ahli yang khusus menangani pindahan barang berharga (termasuk dokumen, server, brankas,dll)
  • Memberikan layanan menyeluruh mulai dari jasa bongkar pasang perabotan/furnitur sampai ke jasa demolish/jasa reinstatement kantor
  • Memiliki sistem pendataan inventori/aset kantor yang jelas sehingga memudahkan identifikasi aset pada saat pindahan.
  • Memiliki jaminan atas kerusakan akibat trucking


Selain harga yang kompetitif, Saga Movers memberikan layanan terbaik bagi jasa pindah kantor dengan memberikan layanan yang komprehensif sehingga Anda hanya perlu fokus pada bisnis Anda tanpa dipusingkan dengan masalah pindahan kantor. Cek artikel berikut untuk mengetahui apakah Anda sudah memilih jasa pindah kantor yang tepat.

Tentukan apakah Anda membutuhkan Asuransi Pindah Kantor
Jika Anda memiliki barang/aset yang berharga pada saat pindahan, pastikan agar Anda memiliki asuransi untuk melindungi Anda dari resiko kerusakan (terutama untuk perlengkapan/mesin yang jika rusak dapat mengganggu kegiatan operasional). Saga Movers juga menawarkan asuransi untuk kebutuhan pindahan sehingga Anda bisa mendapatkan ketenangan akan terjaminnya barang Anda dari resiko kerusakan.

Tentukan Anggaran untuk Biaya Pindahan
Dengan menentukan anggaran di awal, Anda akan terhindar dari menghabiskan terlalu banyak uang – terutama untuk proses-proses yang mungkin bisa Anda lakukan sendiri (seperti mengemas sendiri daripada menyewa jasa packing profesional). Tentunya semua memiliki keuntungan dan kerugiannya masing-masing. Waktu Anda akan tersita cukup banyak apalagi jika kantor Anda memiliki banyak barang/inventaris yang perlu dipindah. Namun, apapun kebutuhan Anda, Saga Movers mampu menawarkan harga yang kompetitif, baik untuk jasa pindah kantor skala kecil (hanya jasa pindahan) sampai dengan jasa pindah kantor dengan layanan komplit (termasuk jasa packing/mengemas, jasa bongkar pasang, jasa relokasi genset/server/brankas dengan tingkat kesulitan yang tinggi , jasa inventori aset, dll).

Bentuk Tim Khusus untuk Pindahan
Akan lebih mudah jika Anda menunjuk beberapa orang sebagai perwakilan dari masing-masing departemen sebagai tim khusus yang merencanakan pindahan kantor daripada melibatkan seluruh karyawan pada proses perencanaan. Tim ini akan berdiskusi secara reguler tentang perkembangan proses pindahan, memutuskan vendor mana yang akan dipakai, dan memastikan agar segalanya berjalan sesuai jadwal.

TIPS 1. Tanyakan Ini kepada Perusahaan Jasa Pindah Kantor yang Anda Pilih

Proses pindah kantor akan berlangsung lancar jika perusahaan jasa pindah yang Anda pilih memiliki metode yang tepat. Saga Movers telah berpengalaman menangani pindahan skala besar dengan tingkat kesulitan tinggi dan volume pindahan yang sangat banyak (3000 karyawan untuk satu menara gedung 27 lantai). Kami memiliki metode yang sangat sistematis dalam mendata semua aset kantor agar jangan sampai ada barang yang hilang/tertinggal.



Tiga-Empat Bulan Sebelum Pindah Kantor

Tentukan tanggal pasti untuk pindah kantor
Dengan menentukan tanggal pasti Anda bisa lebih mudah menentukan rencana pindahan dan juga membuat koordinasi dengan perusahaan jasa pindah kantor. Apakah Anda telah mencari jasa pindah kantor terbaik? Simak artikel di sini untuk mengetahui cara memilih perusahaan jasa pindah kantor

Buat Rencana Pindahan dengan detil
Buat rencana sementara (draft) untuk pindahan, termasuk siapa saja Person In Charge (orang yang ditugaskan), pekerjaan apa saja yang harus dilakukan (seperti misalnya memasang instalasi telepon dan internet) dan beri tenggat waktu. Anda bisa melakukan ini semua sendiri atau meminta bantuan Saga Movers untuk membuatkan perencanaan yang matang bagi Anda.

Beri tahu Rencana Pindahan kepada Karyawan Internal
Tentukan ekspektasi yang diharapkan mengenai keterlibatan setiap karyawan dan sejauh mana mereka harus mempersiapkan diri mereka dalam rencana pindah kantor ini.

Informasikan Rencana Pindahan pada Pemasok, Partner lokal dll
Apakah rencana pindahan Anda akan mempengaruhi rekan bisnis atau klien? Jika ya, pastikan mereka mengetahui kontak dan alamat kantor Anda yang baru.

Evaluasi Apakah Ada Perlengkapan yang membutuhkan Penanganan Khusus
Tidak semua pekerjaan pindahan dapat Anda lakukan sendiri, apalagi jika sudah menyangkut peralatan khusus yang berharga seperti mesin atau server. Kerugian yang ditimbulkan akibat salah penanganan akan jauh lebih besar daripada penghematan yang Anda rencanakan. Belum lagi jika hal ini malah menghentikan operasional perusahaan. Jangan sampai hal ini terjadi! Saga Movers memiliki tim ahli yang sangat berpengalaman dalam menangani jasa packing dan pindah genset (link internal ke artikel Apakah Anda mengetahui Strategi Berikut untuk Memindahkan Genset?) atau server


Pesan Perabotan atau Perlengkapan Baru Sekarang
Jika Anda berencana membeli perlengkapan atau furnitur baru untuk kantor baru, sekaranglah waktunya. Pesan dari sekarang dan pastikan agar barang tersebut sudah sampai di lokasi kantor baru begitu Anda pindah.


Tips 2. Hubungi Manajemen Gedung dari Jauh Hari
Jika Anda tidak memiliki gedung sendiri, pastikan bahwa Anda menghubungi Manajemen
Gedung dari jauh-jauh hari untuk memastikan agar Anda dapat menggunakan lift barang,
loading dock atau izin khusus bagi para pekerja pindahan untuk mengakses area tertentu
pada saat pindahan di hari H.

Dua Bulan Sebelum Pindah Kantor

Rancang denah lantai
Petakan denah kantor saat ini dan denah kantor baru untuk menentukan di mana peletakan meja kerja, lemari, perabotan dan peralatan lainnya. Kalau bisa, sesuaikan juga dengan denah kabel telepon, internet, dan jaringan kabel internal. Dengan cara ini, semua benda-benda berukuran besar dapat langsung ditaruh di tempat yang dituju tanpa harus dipindah-pindah lagi.

Buat Rencana untuk memasang komputer dan sistem TI (Teknologi Informasi)
Konfirmasi apakah staf TI Anda dapat melakukan hal ini sendiri, ataukah Anda memerlukan layanan profesional untuk memindahkan perlengkapan TI Anda. Saga Movers memberikan layanan menyeluruh untuk pindahan kantor, termasuk jasa memindahkan server. Jasa pindah server yang kami berikan mencakup :

  1. Labeling
  2. Dismatle (Unmounting) server
  3. Dismantle Cabling termasuk Cable Power dan lainnya
  4. Packing Server + Rack
  5. Shipping (Loading / Unloading)
  6. Unpacking
  7. Remounting server (memasang kembali seluruh perangkat server ke posisi Rak sesuai
    denah)

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai layanan ini, silakan klik artikel berikut


Beritahu perusahaan alihdaya yang digunakan tentang rencana penghentian berlangganan
Apakah Anda menggunakan jasa perusahaan (outsourcing) seperti untuk keamanan, kebersihan, pemeliharaan taman dll? Pastikan Anda menginformasikan penghentian berlangganan sebelum Anda pindah kantor baru.

Pertimbangkan Kebutuhan untuk Jasa Sewa Gudang
Jika kantor baru Anda tidak memiliki cukup tempat untuk menaruh dokumen-dokumen/berkas lama atau beberapa perabotan tertentu, pastikan Anda menghubungi perusahaan yang memberikan layanan jasa penitipan barang di gudang seperti Saga Movers. Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai layanan jasa simpan barang atau dokumen, silakan klik link berikut


Tips 3. Cari Perusahaan Logistik yang Memberikan Layanan Survei di Awal

Pindahan kantor membutuhkan perencanaan dan koordinasi yang sangat matang. Tidak semua perusahaan logistik memberikan layanan survei. Padahal hal ini sangat penting untuk mengantisipasi kondisi-kondisi yang tidak diinginkan dan membuat perencanaan yang detil.

Saga Movers memberikan layanan survei lokasi agar memastikan transisi perpindahan dapat berlangsung selancar mungkin. Selain layanan survei, Saga Movers juga memberikan laporan dokumentasi, rencana pekerjaan, laporan harian, mingguan, bulanan dan dokumentasi.


Sebulan Sebelum Pindah Kantor

Buat Daftar Inventaris dan Labeli Semua Furniture, Perlengkapan dan Peralatan Kantor.
Pelabelan semua aset kantor sangat penting agar tidak ada aset yang hilang atau tertukar antar departemen. Anda bisa menggunakan sistem kode warna untuk memudahkan membedakan aset kantor antar departemen yang berbeda. Atau Anda bisa menggunakan jasa inventory asset management dari Saga Movers. Kami telah mengembangkan aplikasi sendiri yang dinamakan SIRAM (Sistem Inventori Relokasi Aset Manajemen) dengan barcode dan QR Code sehingga semua aset Anda terdata dengan baik dan menghindari kemungkinan kehilangan barang. Aset/barang bisa dicatat berikut dengan nomor aset internal perusahaan untuk memudahkan identifikasi aset. Layanan ini sangat berguna untuk pindahan kantor skala besar (lebih dari 1000 pegawai). Pelajari lebih lanjut layanan Saga Movers untuk Jasa Inventory Asset Management di artikel berikut

Siapkan peralatan pindahan
Jika karyawan Anda mengemas sendiri mejanya, pastikan bahwa mereka memiliki perlengkapan yang diperlukan seperti kardus, solasi/tape dan label untuk menamakan barang. Untuk barang-barang yang mudah rusak selama perjalanan, siapkan bubble wrap atau bahkan packing kayu khusus. Saga Movers selalu memberikan layanan jasa packing barang terbaik pada saat pindah kantor. Kami menggunakan material terbaik (bubble wrap, blanket dan fully wooden pack) untuk memastikan semua barang Anda selamat sampai tujuan. Untuk artikel khusus mengenai jasa packing barang silakan klik artikel berikut


Pindahkan Layanan Utilitas
Jangan lupa untuk memberikan informasi bagi perusahaan listrik, air, telpon, internet dan lain-lain bahwa Anda akan pindah sehingga Anda tidak akan ditagih setelah Anda pindah ke kantor baru.

Tips 4. Back up file-file lama

Untuk mengantisipasi kehilangan file-file penting akibat kerusakan computer atau sistem TI pada saat pindahan, jangan lupa untuk membuat cadangan back up file. Untuk mencegah hal seperti ini terjadi, lebih baik Anda menghubungi perusahaan pindah kantor profesional seperti Saga Movers yang telah berpengalaman menangani pindahan kantor termasuk komputer dan server.


Dua Minggu Sebelum Pindah Kantor

Finalisasi Perencanaan dengan Tim Pindahan
Sekaranglah saatnya untuk betul-betul melihat detil pindahan agar jangan sampai ada yang ketinggalan. Tim Saga Movers akan membantu Anda agar proses pindahan kantor Anda berjalan dengan mulus dan tanpa hambatan.

Konfirmasi instalasi internet dan telepon
Pastikan Anda telah menyewa tim untuk memasang layanan internet dan telepon sehingga bisnis dapat langsung berjalan begitu Anda memasuki kantor baru.

Konfirmasi komputer dan layanan Teknologi Informasi (TI)
Kalau tim Anda memiliki kemampuan untuk memasang sendiri, pastikan bahw aAnda juga telah mengkomunikasikannya secara internal untuk mengentahui saiap yang akan bertanggung jawab dalam hal ini. Jika tidak punya, pastikan Anda menyewa profesional untuk memasang computer dan sistem TI.

Satu Minggu Sebelum Pindah Kantor

Survei lokasi di kantor baru
Jika Anda sudah memiliki akses untuk masuk ke lokasi kantor baru, lebih baik Anda melakukan survei terlebih dahulu untuk memastikan tidak ada kabel-kabel yang masih bergelantungan atau lampu yang tidak menyala.

Diskusikan Jadwal Rencana Pindahan
Periksa ulang kapan perusahaan jasa pindah barang akan datang, siapa yang harus berada di lokasi tujuan, dan siapa yang harus berjaga di kantor lama untuk serah terima kantor lama kepada pengelola gedung di kantor lama.


Sehari Sebelum Pindah Kantor

Selesaikan semua kebutuhan packing dan pelabelan barang/aset
Jika ada barang-barang yang rentan kerusakan, pastikan bahwa Anda juga melabelinya dengan tanda khusus. Saga Movers sebagai penyedia jasa pindah kantor terbaik di Jakarta akan memastikan bahwa kami menangani setiap barang pindahan Anda dengan seharusnya.

Kumpulkan Kartu Parkir, Kartu Keamanan dan Kunci-kunci
Dengan menggunakan daftar inventori, kumpulkan semua kartu akses karyawan. Pastikan agar semua kartu ini sudah dinonaktifkan dan dibuang dengan seharusnya agar tidak ada penyalahgunaan oleh pihak yang tidak diinginkan.

Tes semua Utilitas di Kantor Baru
Jangan sampai Anda tiba di kantor baru tanpa ada listrik. Cek dua kali bahwa kantor baru sudah lengkap dengan semua utilitas yang dibutuhkan (listrik, air, telpon, internet dll). Kalau sampai ada masalah, segera selesaikan hari itu juga agar pindahan keesokan hari dapat berjalan lancar.


Tips 5. Cari Perusahaan Jasa Pindahan yang Kompeten
Untuk menghindari ribetnya mengurusi pindahan, Anda harus memastikan memilih
perusahaan jasa pindah kantor yang memang berpengalaman seperti Saga Movers. Kami
telah menangani banyak klien dengan skala pindahan dari kecil sampai dengan besar (sampai
dengan 27 lantai kantor dengan jumlah karyawa mencapai 5000 orang)


Semoga artikel ini berguna sebagai check list bagi rencana pindah kantor Anda. Jangan lupa untuk
membagikannya kepada rekan sejawat Anda yang membutuhkan.